随着数字化信息的飞速发展，纸质档案的“存废困境”日益凸显。机电安装公司创新人力资源管理，率先破题，在档案的“去与留”之间探索出了一条科学管理的新路径。

摸清“家底” 系统梳理

摸清“家底”，系统梳理。项目启动初期，各业务模块专员——包括人事、薪酬、社保、培训等——对自身负责的纸质材料进行一次彻底的大盘点。

这不是简单地堆放，而是一次系统性地梳理。专员们将长期积累的人事档案、员工工资关系介绍信、退休返聘协议、培训协议、劳动合同续签等资料，按照类别与时间线进行初步归纳整理和复盘。通过汇总，散乱的文件被整合成条理清晰的数据清单，为后续的存废决策打下了坚实的根基。

科学甄别 把好“存废”关

面对整理成册的档案，如何决定其“去”与“留”？核心是抓住文件的重要程度与时间效力。

通过明确永久或长期保留的核心档案，诸如作为劳动关系核心证明的劳动合同、干部提拔任命材料、职位等级审批表以及人员借调协议等被列入必须保留范畴，确保后续面对突发情况时能立马拿出相关资料原件。

对于大量过程性、临时性的文件，如早期的项目部用工需求表、实习生的简历等等，经过规定保存年限并确保该业务已经办理完成无误，则按规定流程进行专业化销毁。这一“有保有舍”的策略，极大地释放了物理存储空间，降低了管理成本，更体现了精准管理的现代理念。

数字赋能 构建“云端记忆”

决定留存下来的纸质档案，其价值并不仅仅在于“存在”，更在于“可用”。为了打破纸质档案检索难、共享难的桎梏，机电安装公司大力推进档案的数字化进程。

将每一份有价值的纸质档案进行扫描留存并为这些电子档案赋予唯一的“身份证”——云端档案编号。为此，机电安装公司人力资源部设计了一套逻辑清晰的编号规则，包括案卷档号、项目代号、分类号、案卷号、分类名称、案卷题名等多个维度。通过这套编号系统，海量的电子档案在WPS人力资源部中被有序组织起来，形成了一个结构分明、易于检索的数字档案库。

通过数字赋能，查找各业务板块的信息资料再也不用翻箱倒柜，只需要在WPS云端上搜索相关档案编号就可以清楚地知道该档案放在何处，极大减少了查找时间，提高了工作效率。

实体“精管” 实现“双轨并行”

完成数字化后，实体档案的管理并未被抛弃，而是进入了更高级的“精管”阶段。经过科学筛选后决定保留的纸质原件，被小心地装入标准化的档案盒中，盒身贴有醒目的标签，注明编号、事项名称及存续年限，并与云端档案编号一一对应。

这一做法实现了实体档案与数字档案的“双轨并行”与双向联动。实体档案作为法律意义上的原始凭证被安全保管；数字档案则承担起日常查询、调阅、分享的职能，极大地提升了业务响应速度与服务体验。当需要核对原件时，又能通过编号迅速定位实体位置。这种模式既尊重了纸质档案的凭证价值，又充分发挥了数字档案的便捷优势。

通过系统化的梳理、科学化的甄别、数字化的转换与精细化的管理，机电安装公司成功地将人力资源档案从一个占用空间与成本的“保管对象”，转变为一个支撑决策、赋能业务、保障权益的“信息资产”。